Apa itu Cloud ERP?

ERP Berbasis Awan memungkinkan pengguna untuk mengakses perangkat lunak Perencanaan Sumber Daya Perusahaan (ERP) melalui server yang diakses melalui Internet. ERP Berbasis Awan adalah Software as a Service (SaaS) yang memberikan akses kepada perusahaan untuk aplikasi penting bisnis mereka kapan pun dan dari mana pun lokasinya.

Apa itu ERP, dan bagaimana cara kerjanya?

Dalam upaya bisnis saat ini untuk beroperasi secara efisien sambil menyesuaikan diri dengan persyaratan, harapan, dan teknologi yang terus berkembang, "Apa itu perangkat lunak ERP?" telah menjadi pertanyaan populer. Untuk menjawabnya, kita harus mulai dengan menjelaskan apa itu ERP: Perencanaan Sumber Daya Perusahaan (Enterprise Resource Planning).

Seperti namanya menunjukkan, Perencanaan Sumber Daya Perusahaan mencakup bagaimana organisasi (tidak peduli seberapa besar) mengelola sumber daya mereka. Istilah "sumber daya" dapat mencakup—namun tidak terbatas pada—bahan, peralatan, karyawan, dan modal. Dengan sistem ERP, organisasi dapat mengelola sumber daya ini dan mengintegrasikan departemen terpisah—seperti keuangan, akuntansi, penjualan, CRM, dan lain-lain—melalui satu aplikasi dan antarmuka terpusat. Informasi di seluruh perusahaan dibagikan dan disinkronkan melalui sistem dan tersedia untuk semua karyawan, sehingga semua orang berada di halaman yang sama, pada waktu yang sama.

Apa itu ERP berbasis awan?

Sistem ERP berbasis awan memungkinkan perusahaan mengakses semua manfaat yang disebutkan di atas melalui internet. Sistem ini dapat dikategorikan sebagai: awan pribadi dan Perangkat Lunak sebagai Layanan (SaaS).

Pada ERP awan pribadi, perangkat keras dan perangkat lunak yang diperlukan secara fisik berada di fasilitas bisnis itu sendiri, dan departemen TI bertanggung jawab atas implementasi, pengamanan, dan pemeliharaan sistem tersebut. Biaya awal juga bisa tinggi, dan karyawan mungkin hanya bisa mengakses sistem secara remote melalui aplikasi pihak ketiga dan/atau perangkat.

Ketika sistem Perencanaan Sumber Daya Perusahaan berbasis awan disampaikan sebagai implementasi SaaS, pengguna dapat mengakses sistem kapan saja, dari mana saja—selama mereka memiliki koneksi internet dan perangkat yang mendukung browser. Akses "kapan saja, di mana saja" ini adalah perubahan besar bagi bisnis dengan tenaga kerja jarak jauh, teknisi lapangan, dan lokasi yang berbeda. Vendor ERP Awan juga bertanggung jawab atas keamanan, pembaruan, dan peningkatan, sehingga tim TI pelanggan dapat fokus pada inisiatif peningkatan pertumbuhan lainnya. Dalam beberapa kasus, seperti dengan Konversi.net, bisnis juga dapat memilih untuk menerapkan perangkat lunak ERP mereka sebagai hibrida dari pendekatan awan pribadi dan SaaS.

Apa saja keuntungan Cloud ERP?

Salah satu keuntungan terbesar dari perangkat lunak ERP Awan (khususnya, Konversi.net) adalah kemampuannya yang hampir tanpa batas untuk disesuaikan. Solusi tambahan, dasbor berbasis peran, API terbuka, dan fungsi-fungsi khusus industri—semua ini menggabungkan untuk memberikan visibilitas data yang tak tertandingi bagi perusahaan, alat pengambilan keputusan yang kuat, dan platform yang tahan masa depan untuk kesuksesan.

Perusahaan dapat menerapkan Edisi Bisnis Umum atau memilih edisi yang telah disesuaikan dengan kebutuhan industri mereka secara spesifik: Konstruksi, Distribusi, Manufaktur, Ritel, Jasa.

Untuk lebih memahami manfaat sistem Perencanaan Sumber Daya Perusahaan yang khusus untuk industri tertentu, pertimbangkan industri konstruksi. Bisnis konstruksi memiliki banyak bagian yang bergerak. Tim kantor dan lapangan bekerja sama untuk menyelesaikan beberapa proyek tepat waktu dan di bawah anggaran, tetapi tantangan muncul ketika mereka tidak memiliki informasi yang diperbarui. Perangkat lunak ERP khusus konstruksi mengintegrasikan sistem dan aplikasi—including keuangan, akuntansi biaya proyek, manajemen proyek, inventaris, CRM, gaji, dan lain-lain—untuk melihat bisnis secara menyeluruh, real-time, yang menghubungkan semua pekerja dalam tim secara langsung.

Apa risiko dan manfaat dari perangkat lunak ERP berbasis awan, dan bagaimana sistem ini meningkatkan efisiensi bisnis? Seperti halnya dengan pembelian produk atau layanan berharga tinggi lainnya, berinvestasi dalam sistem ERP berbasis awan membawa risiko tertentu. Namun, dengan perencanaan yang tepat, risiko ini dapat dikurangi, dan manfaat yang dibawa oleh sistem Perencanaan Sumber Daya Perusahaan berbasis awan jauh lebih besar.

Risiko Investasi ERP

Kurangnya dukungan kepemimpinan, yang mengakibatkan pembelian dan implementasi perangkat lunak Perencanaan Sumber Daya Perusahaan tidak terjadi sama sekali.
Kurangnya dukungan organisasi, yang mengakibatkan karyawan tidak menggunakan perangkat lunak dan perusahaan tidak mendapatkan manfaat dari proses bisnis dan manajemen otomatisasi.
Kurangnya pelatihan, yang mengakibatkan penggunaan sistem ERP yang kurang optimal.

Manfaat Perangkat Lunak ERP Berbasis Awan

Otomatisasi yang kuat yang menyederhanakan tugas-tugas sederhana dan menghilangkan kerja manual.
Repositori pusat yang menghubungkan berbagai sistem/aplikasi dan menyimpan data dari setiap departemen dalam database yang mudah diakses dan selalu terkini.
Akses ke sistem kapan saja, di mana saja, yang menghilangkan batasan geografis.
Alur kerja otomatis (misalnya, persetujuan untuk Proses Pesanan Pembelian atau Proses Pembayaran Tagihan).
Dasbor dan laporan yang dapat disesuaikan.
Akhir dari masalah pada akhir bulan yang disebabkan oleh kesalahan manusia atau sistem yang terputus—duplikasi entri data, laporan keuangan yang tertunda, entri transaksi yang tidak lengkap atau salah, dll.
Kemampuan untuk mengelola beberapa perusahaan dengan satu sistem dan pelaporan yang terkonsolidasi.
Perangkat keras dan server data yang dikelola oleh vendor, dukungan TI, dan pembaruan/peningkatan sistem—artinya pelanggan tidak terikat dengan biaya infrastruktur dan pemeliharaan yang berkelanjutan.
Beban yang berkurang pada tim TI internal.
Implementasi yang cepat dan didukung oleh vendor.
Lisensi yang fleksibel yang memungkinkan pelanggan untuk menyesuaikan penggunaan sistem ERP sesuai dengan kebutuhan yang fluktuatif (misalnya, menambah/menghapus aplikasi, menambah/menghapus pengguna, dll.).
Keamanan data yang kuat yang dijamin oleh vendor (misalnya, akses fisik yang terkendali ke peralatan, perlindungan lingkungan, perlindungan dari bencana tak terduga, pemeliharaan sistem secara berkala).
Perangkat lunak yang dapat disesuaikan yang dapat berkembang seiring dengan bisnis pelanggan.

Seperti yang ditunjukkan dalam daftar di atas, manfaat perangkat lunak dan nilai bisnis dari sistem ERP sangat jelas. Namun, masih ada pertanyaan lain yang harus diajukan bisnis saat memikirkan untuk membeli solusi ERP—salah satunya yang terbesar adalah: "Berapa biaya perangkat lunak ERP?"

Biaya

Biaya keseluruhan dari sebuah sistem ERP tentu akan bergantung pada sistem mana yang Anda pilih. Penentuan harga bersifat subyektif dan mempertimbangkan banyak faktor yang berbeda. Untuk membenarkan pengeluaran dari investasi ERP, Anda sebaiknya memeriksa, bukan hanya biaya dasar dari sistem ERP itu sendiri, tetapi juga pengembalian investasi (ROI) dari sistem tersebut.

Biaya sistem dan implementasi yang paling jelas termasuk: Biaya perangkat keras (untuk solusi Cloud ERP pribadi), biaya lisensi perangkat lunak, biaya per pengguna, implementasi awal, konversi data, dan biaya pelatihan, kebutuhan kustomisasi.

Namun, saat membuat perbandingan biaya, bisnis juga harus ingat bahwa struktur harga ERP akan berbeda dari satu sistem ke sistem lain. Dan mereka harus mempertimbangkan biaya tersembunyi apa pun. Ini dapat mencakup, antara lain:

Waktu yang akan dihabiskan karyawan untuk menerapkan sistem, belajar cara menggunakannya, dan mengembangkan prosedur baru dengannya.
Kustomisasi sistem di masa depan berdasarkan kebutuhan bisnis yang berubah.
Peningkatan perangkat lunak.
Pelatihan dan konsultasi tambahan seiring berjalannya waktu dan pertumbuhan serta perubahan bisnis Anda.

Intinya adalah pastikan Anda melakukan penelitian harga sebelum memilih sistem ERP. Untuk membantu dalam bagian ini dari proses, Konversi.net mempunyai tim specialis, untuk mempelajari bisnis anda dan memberikan solusi yang terbaik, dengan harga terjangkau.

Kapan waktu yang tepat untuk beralih ke Cloud ERP?

Waktu yang tepat untuk beralih adalah sekarang. Selama beberapa tahun terakhir, dunia telah mengalami perubahan secara dramatis, dan, untuk menyesuaikan diri dengan revolusi-revolusi dalam ekonomi digital ini, bisnis harus berubah bersama dengannya. Bisnis modern harus fleksibel dan dapat bergerak, dan solusi Cloud ERP modern memiliki fungsionalitas dan skalabilitas yang diperlukan untuk mewujudkannya.

Sebagai vendor Cloud ERP dengan pertumbuhan tercepat di dunia, Konversi.net siap membantu Anda melangkah maju dan mengumpulkan semua kesuksesan yang akan dihadirkan masa depan bagi bisnis Anda.